¿Sabes cuánto gastarás en la próxima fiesta? Guía para organizar un evento

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Gran parte de los mexicanos nos caracterizamos por ser fiesteros, buscar la manera de celebrar y hacer reuniones con amigos o familiares. Esto sin duda puede ser muy divertido y en ocasiones inolvidable; sin embargo, también puede ser memorable que tu cartera quede vacía o peor aún, que adquieras una deuda. Por ello te compartimos una guía para planear un evento y considerar los gastos que realizarás.

1. Define el tipo o el tema de la fiesta

La fiesta puede realizarse para celebrar un compromiso o un logro, recibir o despedir a un amigo, reunir a la familia y amigos con motivo de un día festivo (Día de la Madre, Día de la Independencia), unos XV años, una boda, entre otros.

Tener en claro el tipo de evento, te permitirá definir toda la organización y responder las siguientes preguntas.

• ¿Cuántas personas asistirán?
• ¿Cuándo, dónde y a qué hora se realizará el evento?
• ¿Qué tipo de comida y bebida ofreceré?
• ¿Qué tipo de decoración se necesitará?
• ¿Cómo se realizarán las invitaciones?
• ¿Se requerirá de vestimenta especial?
• ¿Debo contratar algún tipo de entretenimiento?
• ¿Es necesario dar algún tipo de “recuerdito”?
• ¿La celebración requiere de otro tipo de ceremonia?

2. Elabora una lista de invitados

El definir un número de invitados es muy relativo. Puede ser un evento muy selectivo (incluso en una boda) o puedes invitar a una gran cantidad de personas. Todo depende de tu presupuesto y de que tan bien te organices. Sin embargo, lo más seguro es que tengas que elegir y en ese sentido piensa por qué el invitado debería asistir:

• ¿Es de la familia?
• ¿Es mi amiga o amigo?
• ¿Es una persona cercana?
• ¿Me llevo muy bien con la persona?
• ¿Es del trabajo?
• ¿Es el alma de las fiestas?

También toma en cuenta el espacio ideal de la fiesta. Piensa de qué manera todos estarán más cómodos y cuál es tu capacidad para atenderlos. ¿Necesitarás meseros? ¿Puedes costear la comida para ese número de personas?

Además busca que tus invitados confirmen su asistencia. Por una parte, la gente llega tarde o en ocasiones no va y por otra parte, pueden ir más invitados de los programados, entonces, no olvides preguntar si llevarán acompañantes. El costo de cualquier evento se puede elevar significativamente al aumentar el número de asistentes y si no van, será un gran desperdicio.

3. Elige la fecha, el lugar y la hora

Planea con anticipación. Un evento grande para más de 100 personas puede requerir la organización con un año de anticipación. En cambio en una pequeña reunión, lo más recomendable es anunciar el evento dos semanas antes. De esa manera tus invitados apartarán la fecha y tú podrás organizar con tiempo y más detalle.

Para elegir la fecha, lugar y hora tenemos algunas recomendaciones.

Fecha. Al elegir la fecha cuida que no se cruce con otro evento. Tener dos eventos juntos puede propiciar que el tuyo no tenga éxito. Asimismo, si tus amigos están ocupados algún día en especial, evita esos días para que asistan sin problema.

Lugar. Lo más fácil y menos costoso será organizar la fiesta en tu casa, aunque también puede ser en algún lugar público como un parque. Un restaurante o bar son buenas opciones, pero tendrás varias limitantes en cuestión de organización y tiempo disponible. Si quieres sorprender a tus amigos puedes rentar un lugar: centros comunitarios, centros recreativos y deportivos, salón o jardín, entre otros.

Hora. Al medio día probablemente todos quieran comer y debes tenerlo muy en cuenta en tu presupuesto. En cambio si es en la tarde-noche, muchos habrán comido y será menos la responsabilidad en cuestión de alimentación.

4. Haz un presupuesto

Para planear una fiesta piensa en todo lo que puede generar un gasto, de esa manera identificarás oportunidades de ahorro y calcularás cuánto dinero debes tener para llevar a cabo el evento. Aquí tendrás que considerar lo siguiente:

Comida. Toda fiesta necesita alimentos y aún más si quieres que las personas se queden a disfrutar por más tiempo. Lo que puedes hacer para economizar es preparar comidas sencillas que no impliquen un gran gasto, por ejemplo, en una reunión de amigos: sandwiches o tacos de guisado.

Ahora bien, puedes pedir a los invitados que lleven algún platillo, botanas o postres. Sin embargo, siempre es bueno estar preparado y ofrecer una entrada: papas, galletas, crema, quesos, totopos, guacamole o cualquier otro dip.

Bebidas. Es uno de los gastos más grandes que debes considerar al organizar un evento. Toma en cuenta todas la opciones desde las típicas agua frescas de limón, jamaica o piña colada; refrescos o bebidas saborizadas; y por su puesto, cervezas u otro tipo de bebidas alcohólicas.

Para ahorrar dinero lo más recomendable es limitar la cantidad de alcohol e invitar a una sana convivencia, lo que para muchos será aburrido, así que puedes indicar que cada persona debe llevar su bebida.

Decoraciones. El tipo de fiesta o temática define si se requieren globos, banderines, carteles, centros de mesa, etc. La lista básica puede incluir lo siguiente:

• Mantel(es)
• Cubiertos, platos, vasos, servilletas
• Centros de mesa
• Adornos y batucada (globos, confeti, gorritos, serpentinas, luces)

Una recomendación es que, de preferencia uses mantelería y vajilla que tengas en casa para evitar generar basura.

Entretenimiento. La música es de los primeros aspectos que debes considerar para que la gente entre en ambiente. Para las grandes fiestas probablemente tengas que contratar un grupo, incluso mariachis; pero si es una reunión pequeña y de poco presupuesto, ocupa lo que tengas a tu alcance como bocinas o un estéreo. Si no lo tienes, seguro puedes pedirlo prestado a algún amigo. Tú te encargarías solo de armar una lista de reproducción de canciones que puedes escuchar, ya sea para poder platicar o bien para bailar. 

Otra manera de propiciar la diversión, es pensar en juegos para romper el hielo y fomentar la convivencia de todos. Los juegos de mesa pueden ser una buena inversión, ya que los puedes ocupar en cualquier reunión.

Invitaciones. Ahora con las redes sociales es más fácil organizar un evento en Facebook o crear un grupo en WhatsApp para invitar a los amigos o familiares a una fiesta. No obstante, si eres más tradicional, entregarás invitaciones impresas, que debes contemplar en el presupuesto.

Recuerditos. Muchas personas acostumbran regalar un objeto de un evento memorable, por ejemplo: baby showers, primeras comuniones, XV años, bodas, entre otros. Si es el caso, deberás considerar el costo, el cual bien será menor si lo haces tú mismo.

Ceremonia adicional. Asimismo, en cuestiones religiosas no puedes olvidar el pago de la misa o en una boda, el pago de la ceremonia legal.

Limpieza. Si algo hay que hacer después de una fiesta, es limpiar. Requerirás lo siguiente, si no lo tienes en casa:

• Servitoallas
• Bolsas de basura
• Esponjas
• Limpiador

Esto es una guía básica, seguro habrá más detalles que agregar o quitar según sea tu caso. En Finerio hicimos un presupuesto para que te des una idea de cuánto costaría una pequeña reunión para 15 personas.

Presupuesto para fiesta (15 personas)

Fuente: elaboración propia con precios de WalMart y Mercado Libre.

En una reunión para 15 amigos, de manera general, omitiendo algunos artículos que pudieras tener en tu casa, te gastarías alrededor de 2,645.10 pesos. El costo aproximado por persona sería de 176.34 pesos, un monto bastante razonable. Puedes dividir el gasto entre tus invitados y pedirles una cooperación de entre 150 y 200 pesos o un producto equivalente, para que nadie quede desfalcado.

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5. Establece metas

Debes planear en que tiempo realizarás actividades como: elegir un menú, elegir lugar, hacer cotizaciones y realizar las compras, mandar invitaciones, sí, aunque sea por Facebook, etc.

Puedes descargar aplicaciones como Asana, que te permite organizar tareas para llevar la organización de todo un evento. Considera la posibilidad de delegarles tareas a tus invitados, así puedes hacer que se involucren y estén obligados a asistir a la fiesta.

6. Compara precios

Una regla de oro para adquirir cualquier producto o servicio es que nunca elijas la primera opción. Muchas veces pagamos de más por algo que con las mismas características, podemos conseguir más barato. Por eso es importante planear con tiempo, para verificar precios y buscar ofertas.

No compres lo que no sea necesario, por ejemplo, los recuerditos son importantes, pero la mayoría no son útiles, se guardan y luego se tiran a la basura. Es preferible invertir en algo sencillo y útil o mejorar la experiencia en la fiesta, por ejemplo, invirtiendo en un juego de mesa que más personas pueden disfrutar.

Finalmente, aprovecha la tecnología y tu creatividad en todos los aspectos. En la cuestión de adornos, por ejemplo, se encuentra una buena oportunidad de ahorro. No es necesario decorar todo el lugar, puedes mantenerlo sencillo o pensar en un detalle simple y personalizado, como poner el nombre de cada invitado en su vaso. Puedes inspirarte de la ideas en Pinterest o en YouTube.

La planeación de una fiesta es fundamental para evitar decisiones apresuradas que vacíen tu bolsillo. Si lo que quieres es ahorrar, pero no perder la oportunidad de reunir a la familia o amigos, involúcralos, busca que un tipo de cooperación equitativa. Seguro la pasarán increíble y no gastarán de más.

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